高校受験では親に手続きをやってもらった方も、さすがに大学受験ともなれば自分で行います。緊張しつつ出願の手引きを読んでいて、突然意味不明な言葉に出会ったら…！
「…簡易書留で出してください。」
「えっ、簡易書留って何？」って、それこそパニックですよね。
最近はデジタルツールの発達により郵便を利用しない若者が増えています。簡易書留とは郵便形態の一種で入試願書出願時によく使われるシステムです。一般的な郵便と異なりポストに投函せず、直接郵便局の窓口に差し出します。
今回は簡易書留の出し方や料金、切手の金額などについて順を追ってご説明いたします。
入試を控えた方もそうでない方も、ご参考いただければ幸いです。
簡易書留とは？
簡易書留とは、普通の郵便やゆうメール（CDやDVD、雑誌や本などの配達便）をより確実に相手に送り届けるために、取り扱いを厳密にした郵便のことをいいます。
簡易書留がよく利用されるもの
簡易書留はビジネス上での重要書類の他に、クレジットカードやチケットの送付、入試の願書提出方法としてよく利用されます。
いずれも大切なものなので確実に相手に届けてもらわなくてはなりません。そのため簡易書留には普通郵便にはない下記のようなサービスが付与されています。
簡易書留のサービス内容
「確かに送った」「いや送ってない」といったトラブルを防ぐために、発送した記録と配達した記録を残して追跡調査を可能にしたり、領収証や受領証の発行により送ったことの証明にしたりしています。
受け取りの際も対面で印鑑やサインを必要とするため「受け取った」「いや受け取ってない」といったトラブルが発生しません。
また最大5万円まで補償され、紛失や汚破損の実損額が賠償されるので安心です。
しかも個人宛てであれば土日祝でも配達されるため普通郵便より早く着くメリットがあります。
- 記録が残る
- 証明がもらえる
- 確実な対面手渡し
- 土日祝も配達（学校や会社は平日）
- 5万円まで補償
このように簡易書留には複数の安心材料が備わっているため、重要書類でも心おきなく任せられるのです。
簡易書留以外の書留
簡易書留は読んで字のごとく、『簡易な』書留です。
大変重要な書類やデータなどを送る場合は、一般書留のほうがいいでしょう。
簡易書留より料金は高くなりますが、万が一の時は10万円まで補償されるうえ、記録も、発送・経由地・配達局のすべてが残ります。
ただし、現金を送る際だけは一般書留も簡易書留も使えません。
現金書留といって郵便局で扱う現金専用の封筒に入れ押印が必要な、非常に厳密な取り扱いとなります。
- 現金書留
- 一般書留
- 簡易書留
書留には上記3種類があり、それぞれ使い分けられていることをとどめておきましょう。
簡易書留の送り方
大学センター試験の願書出願など受験シーズンになると簡易書留を使った郵便が頻繁に登場します。
いざという時に慌てないよう、ここでは簡易書留の出し方について順番にご説明いたしましょう。
1.郵便物を準備する
願書やチケットなど送りたいものが入る封筒などに中身を入れて封をし、表に相手の郵便番号、住所、名前を書き、裏に自分の郵便番号、住所、名前を書きます。
ここまでは普通の郵便と同じです。
切手の金額は？
切手は金額がわからなければ貼らなくて大丈夫です。
簡易書留の金額は、普通郵便代+簡易書留代310円ですから、郵便物の大きさや重さにより値段が変わります。
最も一般的な封書の場合、普通郵便の値段は82円ですから、82+310=392円が簡易書留の金額です。
その分の切手があればもちろん貼ってかまいませんが、簡易書留が最も多く利用されるのは入試の願書出願であって定形外の封書が用いられるのが一般的です。
値段は重さにより120円だったり140円だったりしますから、正しい金額はなかなかわかりません。簡易書留の郵便物を送りたいなら、『切手は貼らない』でおいたほうがいいでしょう。
2.郵便局に出しに行く
郵便物の準備ができたら必ず郵便局に持っていきます。切手は貼ってあってもなくてもどちらでもかまいません。
まちがってもポストに入れたりコンビニに出したりしないようご注意くださいね。窓口で「簡易書留で」と伝えればokです。
急ぎの場合は「簡易書留の速達で」といいましょう。
3.料金を支払う
簡易書留は値段がわからず切手が貼られていないのが一般的ですから、窓口で計算された金額を支払いましょう。
切手が貼ってある場合、正しい料金であればそのまま領収され、不足していれば不足分を現金で支払います。
窓口では現金での支払いが一般的なので、切手で支払いたいときはその旨係りの方に伝えてください。差し出された郵便物には証紙が貼られ、『簡易書留』と書かれた赤いスタンプが押されます。
4.領収証書と受領証をもらう
料金を支払うと『領収証書』と『書留・特定記録郵便物受領証(お客様控え)』がもらえます。
領収証書は送ったことの証明になりますし、受領証にはお問い合わせ番号が記載されていますから、相手に届くまで大事に保管しておきましょう。
以上で手続きは終了です。
５.受け取りの確認
簡易書留の配達は基本的に普通郵便と一緒です。近隣エリアなら1~2日、遠方でも2~3日で届きます。
受領証のお問い合わせ番号で検索すれば追跡も可能です。個人宛てに送って不在の場合、不在通知書が入りますから、相手の都合の良いときに再配達してもらうか、郵便局に引き取りに行く形となります。
連絡がないと1週間で送付先に返送されてしまうため、相手に伝えておくといいでしょう。
郵便局に行けないときの対処法
簡易書留を出したくても、忙しくて郵便局が開いている時間に行けない場合はどうしたらいいでしょうか。
そんな時は『ゆうゆう窓口』といって大きな郵便局に設けられている時間外や土日祝に郵便業務を行うコーナーを活用しましょう。
取り扱い時間は郵便局によって異なりますから、事前に日本郵便のサイトで調べておくといいですね。
https://www.post.japanpost.jp/shiten_search/index.html
まとめ
簡易書留は、普通郵便料金に310円上乗せするだけで、補償・証明・記録のついた安心の郵便システムです。
郵便局の窓口に差し出すだけなので使い勝手が良く、ビジネスシーン以外にもチケットや願書の送付などに使われます。
個人的に何か大切なものを送りたいときにも、一度利用されてみてはいかがでしょうか。
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